Чтобы сидеть сложа руки, расслабляться и улыбаться во время успешного проведения вашего делового мероприятия, вам нужно убедиться, что каждая мелочь была тщательно спланирована заранее. Вам нужно позаботиться о различных вещах, чтобы ваше деловое мероприятие запомнилось, и не только на этапах планирования. Не менее важно помнить об этих важных завершающих штрихах после вашего мероприятия, поэтому вот несколько полезных советов, которые помогут вам продолжить работу.
Что вам нужно сделать перед мероприятием?
Вам предстоит многое сделать и организовать до проведения мероприятия, позаботиться обо всем, от поиска идеального места до бронирования развлекательных мероприятий. Итак, чтобы убедиться, что вы все предусмотрели, составьте список дел, к которому сможете постоянно обращаться. Это поможет вам отметить все, что вам нужно подготовить к мероприятию, по мере их выполнения, что даст вам хорошее представление о том, что еще нужно сделать до истечения крайнего срока проведения мероприятия.
Даже если вы захотите организовать это потрясающее мероприятие самостоятельно, его успех зависит от того, делегируете ли вы часть обязанностей. Узнайте, кто из ваших коллег готов помочь, и задействуйте их навыки, чтобы облегчить выполнение вашего растущего списка дел. Это поможет снять с ваших плеч большую нагрузку и сделать процесс планирования мероприятий более эффективным.
Ни одно мероприятие не будет успешным без правильного маркетинга, поэтому убедитесь, что все знают о мероприятии заблаговременно. Разошлите электронные письма, воспользуйтесь социальными сетями и расскажите о мероприятии всем своим клиентам. Вы даже можете обратиться за помощью к компании по маркетингу развлечений (например, просмотрите компании Poet), чтобы убедиться, что вы действительно востребованы в широких массах.
Наконец, убедитесь, что вы составили бюджет, которого собираетесь придерживаться. У любой компании есть определенный бюджет, которого ей необходимо придерживаться, поэтому составьте общую стоимость, а также детализированную стоимость каждого отдельного аспекта мероприятия, чтобы вы всегда знали, где находитесь со своим бюджетом. Постарайтесь также оставить немного лишнего, на случай, если всплывет что-то неожиданное или вы забыли важную деталь, которую нельзя пропустить.
Что вам нужно сделать во время мероприятия?
Вы спланировали все до мелочей, но для того, чтобы убедиться, что все пройдет гладко, вам потребуется спланировать само мероприятие. Назначьте встречу заранее, чтобы все знали, каковы их роли на день, уделите время рассмотрению любых потенциальных проблем, которые могут возникнуть (например, из-за пьяного гостя), и как вам придется с ними справляться.
Прежде чем открывать двери для гостей, ознакомьтесь с кратким руководством по организации вашего мероприятия, чтобы убедиться, что все находится там, где должно быть. Попробуйте визуализировать помещение так, как это сделал бы гость, убедившись, что все находится там, где вам нужно, и все четко (т. е. План рассадки виден при входе в помещение).
Что вам нужно сделать после мероприятия?
После завершения мероприятия вы все еще можете сделать несколько вещей, чтобы продолжать продвигать свою компанию на рынок и способствовать успеху будущих мероприятий. Во-первых, найдите время, чтобы отправить благодарственные письма тем, кто помог вам организовать мероприятие. Выражение вашей признательности поможет убедиться, что они будут под рукой и помогут вам на всех ваших будущих мероприятиях.
Обязательно оцените, что было хорошего, а что плохого в только что организованном вами мероприятии. Пока это еще свежо в памяти каждого, неплохо бы выяснить, какими все считали основные моменты мероприятий и что могло быть лучше. Попробуйте поговорить с коллегами, которые там были, а также с гостями, чтобы получить хорошее общее представление о том, как все прошло.
Вам также следует продолжать рекламировать себя и успех вашего мероприятия после этого, делясь фотографиями и видео в социальных сетях и в местной прессе. Вы также можете включить забавные снимки или видеоролики в свою рассылку по электронной почте гостям, напоминая им о том, каким приятным было это мероприятие. Не забудьте включить их и в новостную рассылку вашей компании.