Менеджеры автопарка используют инструменты управления автопарком для отслеживания операций. Если управление автопарком осуществляется надлежащим образом, это обеспечивает точную отчетность. Но управлять автопарком непросто. Большинству организаций требуется помощь, чтобы поддерживать бесперебойную работу.
Что такое управление автопарком?
Управление автопарком — это процесс обеспечения надлежащего функционирования коммерческих транспортных средств. В большинстве случаев это включает в себя контроль следующих действий:
Железнодорожные вагоны
Коммерческие автомобили
Авиационная техника
Неэнергетические активы
Корабли
Основная цель управления автопарком — обеспечивать надлежащую производительность и контролировать операции. В результате повышается эффективность и снижаются затраты по всей деятельности компании. Управление автопарком обычно находится под контролем менеджера.
Чем занимается менеджер автопарка?
Ниже приведены некоторые из типичных обязанностей менеджера:
Обеспечение безопасности водителя
Роль менеджера автопарка заключается в обеспечении безопасности водителей компании. Они могут сделать это, поощряя безопасное вождение, посредством чего они поощряют методы безопасного вождения. Более того, менеджер может обеспечить безопасность своих водителей, обеспечив их инструктаж по точным мерам безопасности на дороге. Что еще более важно, роль менеджера заключается в обеспечении того, чтобы все транспортные средства находились в надлежащем состоянии для предотвращения аварий.
Отслеживание автопарка
Чтобы менеджер обеспечивал безопасность как водителя, так и транспортных средств компании, он должен знать, где они находятся. Отслеживать звонки непросто. Это рискованно, потому что водитель не должен отвечать на звонок, находясь в дороге. Единственный эффективный метод, который менеджеры используют для отслеживания своих водителей, — это использование технологии GPS. Мы настоятельно рекомендуем систему GPS-слежения, потому что это простой способ повысить видимость всей команды и обеспечить безопасность транспортных средств в любой момент времени.
Система отслеживания автопарка
Обеспечение соответствия Автопарка требованиям Электронного регистрационного устройства
Мандат Электронного регистрирующего устройства действует с 2017 года. Это требует, чтобы все коммерческие транспортные средства вели электронный учет часов работы. Этот мандат был реализован для замены ручного ведения журнала на бумаге. Его реализация направлена на снижение числа дорожно-транспортных происшествий и опасных дорожно-транспортных происшествий, вызванных переутомлением водителей. У менеджера должны быть соответствующие записи в качестве доказательства того, что они соответствуют требованиям ELD. В этих записях они должны убедиться, что зафиксировали точное время в пути для своих водителей.
Сократите Необходимые расходы На автопарк
Менеджеры автопарка играют определенную роль в снижении ненужных расходов. Они могут добиться этого, снизив эксплуатационные расходы или обеспечив надлежащее расходование топлива. Сокращение ненужных расходов делает работу эффективной, а также экономичной. Дело в том, что затраты на техническое обслуживание, эксплуатацию и топливо часто быстро увеличиваются. Это происходит независимо от того, существуют ли мгновенные затраты на топливо, колеблющиеся цены на топливо или компания привлекла компанию по отслеживанию. В любом случае, менеджер играет определенную роль в минимизации издержек компании, предлагая эффективные решения для экономии средств. В конечном итоге это повысит производительность организации.
Убедитесь, что у компании достаточно транспортных средств
Чтобы эффективно управлять командой, менеджер должен убедиться, что организация располагает достаточным количеством транспортных средств для надлежащего функционирования. Что ж, может показаться простым решением приобрести транспортное средство, подходящее для выполнения определенной функции, когда возникнет необходимость, но это не так просто. Мы рекомендуем менеджерам разработать стратегию, которой они будут руководствоваться при покупке или аренде нового автомобиля. Совершая новые покупки, менеджеры не должны сосредотачиваться только на функциях транспортного средства. Они также должны учитывать затраты на покупку, техническое обслуживание и амортизацию.
С какими ограничениями сталкиваются менеджеры автопарка?
Работа менеджера автопарка — это не прогулка в парке. Это работа, сопряженная с многочисленными проблемами. Вот некоторые из наиболее распространенных:
Колебания цен на топливо
Рост затрат на топливо был серьезной проблемой, с которой автопарки сталкивались на протяжении многих лет. Проблема вызывает разочарование, потому что она находится вне контроля менеджера. Учитывая, что они должны отвечать за снижение затрат, на них возлагается ответственная роль по обеспечению движения команды и в то же время поддержанию низких затрат при высоких ценах на топливо.
В этих условиях эффективный менеджер должен оценить, какой вариант топлива лучше для команды. Если дизельное топливо дешевле бензина, им следует закупать автомобили на дизельном топливе. Кроме того, менеджеры могут сохранить цены на топливо на прежнем уровне, приобретая меньше автомобилей, потребляющих топливо, например, гибридные варианты, когда это применимо. Менеджеру также рекомендуется выбрать подходящую топливную карту для своей команды, цены на которую, скорее всего, будут снижены. В целом, менеджер должен убедиться, что у него есть отслеживаемые записи о закупках топлива, чтобы держать в узде ненадежных водителей.
расход топлива
Обеспечение надлежащего технического обслуживания автомобиля
Неправильное техническое обслуживание транспортных средств может привести к краху всей организации. Менеджер должен убедиться, что все автомобили находятся в хорошем состоянии и соответствуют всем юридическим нормам. Обеспечить контроль за всеми транспортными средствами непросто, особенно когда в организации много автомобилей. Тем не менее, у менеджера должна быть надлежащая программа технического обслуживания, обеспечивающая соблюдение как внепланового, так и планового технического обслуживания. Техническое обслуживание важно, поскольку оно дает автомобилям возможность пройти техосмотр. Автомобили с дефектами устраняются во время таких посещений, прежде чем они приведут к серьезным проблемам или приведут к авариям.
Забота о безопасности и здоровье водителей
Как подчеркивалось ранее, менеджер играет определенную роль в обеспечении надлежащей политики безопасности для обеспечения безопасности водителей. Что ж, непросто убедиться, что все водители соблюдают меры предосторожности за рулем. Более того, менеджеру обычно бывает нелегко в случае такого досадного инцидента, как авария.
Менеджеру придется позаботиться о надежных процедурах подачи сообщений о происшествиях. Процедуры будут включать взаимодействие с правоохранительными органами, особенно в случае травм. Это также будет включать взаимодействие со страховыми компаниями для эффективного рассмотрения как претензий, так и ремонтных работ. Для упрощения управления менеджеру следует использовать
Инструменты GPS для отслеживания действий водителей.
Обеспечение соответствия компании требованиям при приеме на работу
Существует множество требований к соответствию, которые менеджер должен поддерживать в актуальном состоянии: проверки водителей, MOTS, инспекционные листы, отчетность, страховка и отчеты о дефектах. Управление рисками и соблюдением требований — важнейшие функции управления автопарком, которые должны выполняться и документироваться. Постоянно обновлять все документы по соблюдению требований непросто. Но поскольку они необходимы, особенно для целей аудита и более простых расследований в случае аварии, их следует обновить.
В настоящее время законодательство о транспортных средствах постоянно меняется, особенно с введением структуры тестирования транспортных средств WLTP. Менеджер должен быть знаком с изменениями в законодательстве и их влиянием на его работу.
Спутниковое отслеживание в режиме реального времени — монитор
Контроль затрат
Одна из важных ролей менеджеров автопарка — контролировать расходы и сокращать их. Менеджеру отведена определенная роль в анализе своих расходов и разработке механизма их сокращения. Нелегко искать области для снижения затрат, когда экономика колеблется. Временами будет сложно снизить расходы на покупку транспортных средств, если компании требуется больше транспортных средств. В других случаях будет трудно проанализировать расходы на топливо, если цены на него высоки.
Различие между полезной и бесполезной информацией
Управление автопарком предполагает анализ большого количества данных. Некоторые из этих данных полезны, а некоторые нет. Менеджер должен просмотреть соответствующие данные, чтобы определить, что является полезным, а от чего можно избавиться. Просмотр информации может занять много времени. Если менеджер просматривает только ценную информацию, он рискует упустить жизненно важную информацию.
Менеджер также потратит время и деньги на обновление соответствующей информации. В этом случае менеджер может использовать программное обеспечение для сортировки необходимой информации и формирования отчетов.
Выполнение расширяющихся обязанностей менеджера автопарка
С развитием технологий возрастает роль менеджера. Современный менеджер автопарка должен управлять мобильностью и транспортными средствами, которые являются ценным активом организации. Кроме того, проверка ответственности водителей и анализ ее влияния на бизнес также входит в обязанности менеджера. Это свидетельствует о том, что у менеджера очень много забот. Нелегко справляться с этими обязанностями и находить время для личной жизни. Вот почему мы рекомендуем этим менеджерам рассмотреть возможность использования такого программного обеспечения, как GPS-трекинг, чтобы упростить их работу.
Управление автопарком необходимо организациям, имеющим как небольшие, так и габаритные автопарки. Тем не менее, управлять командой транспортных средств — непростая задача. Для упрощения работы большинство менеджеров используют современные технологические программы, такие как GPS-трекинг. С таким программным обеспечением управление становится более простым и эффективным. Свяжитесь с нами, если вам требуется GPS-отслеживание, позволяющее отслеживать вашу работу в режиме реального времени.