Деловые поездки возвращаются! Фактически, Глобальная ассоциация делового туризма (GBTA) считает, что глобальные расходы на деловые поездки достигнут уровня 2019 года к 2024 году, что на целый год раньше, чем прогнозировалось ранее.
Это захватывающее время. Тем более, что восстановление экономики обеспечивается компаниями малого и среднего размера, а не корпоративными гигантами.
С другой стороны, управлять поездками сложнее, чем вы думаете, когда речь идет о нескольких людях, и прямо сейчас это немного сложнее. Подумайте о закрытии границ, ограничениях на поездки и правилах борьбы с Covid. Это непросто – и отнимает много времени – для одного человека, который бронирует поездки для всех сотрудников вашей компании.
Компания, совершающая 50 бронирований поездок в месяц, ежегодно теряет более 10 000 фунтов стерлингов из-за потерянного времени, делая это самостоятельно (это наши собственные расчеты). Поиск и бронирование даже самой простой поездки онлайн может занять до 49 минут. При этом компания может потратить до 10% своего бюджета поездки только на изменение стоимости и отмену бронирования.
У большинства малых и средних предприятий нет времени самостоятельно управлять своими поездками, особенно когда команда быстро расширяется и они путешествуют по всему миру.
Именно это произошло с Bennett Aviation, когда у них был резкий рост. Внезапно бронирование поездок, когда и куда они захотят, стало непосильной задачей для одного человека. Было мало способов легко отслеживать, где находились люди в любой момент времени и сколько все это стоило. Процессы были неуклюжими, и вскоре PA в Bennett была завалена сложными запросами на поездки и изменениями.
Но не бойтесь! Есть способы взять под контроль свои деловые поездки.
Поймите, с какими разочарованиями сталкивается ваша команда
Вы когда-нибудь зависали на телефоне с колл-центром авиакомпании? При крупном происшествии это может занять несколько часов. Это большая проблема, особенно если вы путешественник, застрявший в какой-либо стране, или если вы исполнительный ассистент, у которого поездки включены в обычные повседневные обязанности. Никто не хочет тратить столько времени на ожидание в то время, которое и без того является напряженным.
Представьте, что кому-то понадобилась помощь в нерабочее время или в выходные. Кому они звонят в вашу компанию, какую поддержку получают? Учитывая, какими были последние два года, это важный момент для рассмотрения.
Тогда подумайте об администраторе. О квитанциях, расходах и отслеживании ваучеров и кредитов. Сколько времени тратят путешественники и финансовая команда на то, чтобы убедиться, что все в порядке? Как узнать истинную стоимость деловых поездок, если подсчитать стоимость перелета, отеля, такси и питания?
Снизить нагрузку на людей и риски
Безопасность и благополучие сейчас имеют большое значение для всех сфер бизнеса. И это не прекращается, когда ваша команда отправляется в путешествие по другим странам.
Если ваши пассажиры бронируют поездки самостоятельно, как вы узнаете, куда они едут, у кого они бронируют и подвергаются ли они риску? Страшно. Как их работодатель, вы в конечном итоге несете ответственность за своих сотрудников, когда они находятся в разъездах.
На помощь приходят компании и технологии. Для путешественников важно знать, что вы прикрываете их спину, особенно если возникла чрезвычайная ситуация и с ними нужно связаться, чтобы они могли вернуться домой.
Знайте, сколько вы тратите
Деловые поездки обычно занимают три первых места в отчете о прибылях и убытках компании; это категория крупных расходов. Это означает, что важно контролировать свои расходы и выявлять сбережения везде, где только можно.
С чего начать? Все зависит от данных, таких как:
Ежегодные расходы на авиабилеты
Ежегодные расходы на отели
Популярные маршруты, например Лондон – Берлин или Эдинбург – Нью-Йорк
Когда у вас под рукой будет эта информация, у вас будет основа для того, чтобы начать экономить деньги любыми способами. Специализированное агентство делового туризма, такое как Corporate Traveller, располагает всеми тактиками и контактами, которые помогут. Если вы регулярно пользуетесь услугами авиакомпании, мы можем связаться с ней и узнать льготные цены. Информационные панели могут отображать информацию о бронировании в режиме реального времени, а отчеты можно просматривать за считанные минуты.
Пересмотрите бронирование на множестве различных веб-сайтов
Коннор из отдела продаж должен быть сосредоточен на своих клиентах, а не тратить часы на поиск авиабилетов и отелей. Бесконечный поиск в Интернете и просмотр всех этих открытых вкладок отнимает так много времени. При правильной технологии бронирование поездки (включая размещение в отеле и прокат автомобиля) может занять менее пяти минут.
Мы подсчитали, что это сэкономит вам в среднем 12,96 фунтов стерлингов за бронирование, если вы будете использовать такой инструмент, как наш. Кроме того, когда вы думаете о данных, бронируя все в одном месте, вы можете получать скидки и доступ к специальным корпоративным предложениям и привилегиям, которые больше нигде не получите. Это беспроигрышный вариант, как бы вы на это ни смотрели.
Выберите подходящего вам попутчика
Использует ли ваш бизнес Teams или Slack? Quickbooks или Sage? Как и у всех платформ, у них есть свои плюсы и минусы, возможности и особенности. Вы выбрали инструмент, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.
Туристические компании, также известные как компании по управлению путешествиями (TMCS) в нашем мире, ничем не отличаются. Вы можете выбрать сотрудничество с местной туристической компанией, глобальной TMC или бронировать поездки через несколько веб-сайтов и провайдеров. Однако, в конечном счете, вам необходимо учитывать три вещи:
Культура – выберите компанию, которая соответствует вашему видению и ценностям
Технические возможности – никогда не соглашайтесь на меньшее, чем нужно вашему бизнесу
Ценообразование, включая скрытые расходы
Нет сомнений, что компании малого и среднего бизнеса будут способствовать восстановлению экономики Великобритании после пандемии. Вот почему мы создали инструментарий для корпоративных поездок для малого и среднего бизнеса. Это подскажет вам, с чего начать с формализации процессов бронирования поездок, где найти средства для экономии без ущерба для безопасности путешественников, о подводных камнях случайного онлайн-бронирования и многом другом.